Généralités – Langue d’affichage

Choisir la langue d’affichage préférée (français, arabe, anglais, espagnol…)

Généralités – Connexions multiples

Se connecter en même temps à son espace Teams à partir de différents équipements ou de différentes applications (Desktop app, du Web (navigateur Chrome, Safari, Edge), de l’application sur le téléphone portable). Par exemple, en cas de problème avec un équipement, ou pour pouvoir suivre les messages du chat sur un équipement et le partage d’écran sur un autre, ou pour répondre aux messages et à des appels lorsque vous êtes en déplacement.)

Création d’une équipe (Team) – Même groupe

Créer une équipe (Team) à partir d’une équipe existante pour garder la même structure (canaux), les mêmes membres et ou le même paramétrage, mais il n’est pas possible d’importer les fichiers (d’où l’intérêt de partager les ressources dans son propre espace Moodle).

Création d’une équipe (Team) – Grand groupe

En cas de grand groupe, envoyer aux étudiants (mail USJ) le lien de l’équipe ou générer un code et le partager avec les étudiants pour une auto-inscription. Ne pas oublier pour la première option de valider les “Pending Requests“. Vous pouvez utiliser un alias pour inscrire les étudiants (compte USJ) massivement.

Présentation – Canaux

Diviser le contenu en canaux pour une meilleure navigation dans l’espace (un canal peut correspondre à un chapitre, une séance de cours, etc.)

Présentation – “Show/Hide”

Alléger la page d’accueil de Teams en cachant les espaces inutilisés : utiliser l’option “Show/Hide“.

Présentation – Intitulé

Nommer l’équipe TEAM ainsi “CodeECTS-IntituléUE” pour permettre aux étudiants de l’identifier plus facilement (même intitulé que sur le SI, sur Moodle …)

Présentation – Personnalisation

Personnaliser visuellement l’UE en ajoutant une image, etc.

Présentation – Lien avec Moodle

Relier l’espace Teams à l’espace Moodle de l’UE en personnalisant un onglet de votre équipe et en ajoutant le lien direct vers votre espace Moodle. Pour cela, il suffit d’ajouter l’application Website dans un nouvel onglet du canal, de le nommer et d’ajouter le lien URL. (Vidéo Tutoriel)

Présentation – Visibilité des ressources

Pour qu’une ressource (présentation, rapport.. ) soit plus visible, la rendre consultable comme onglet dans votre équipe (Team) en l’ajoutant dans les fichiers de l’équipe (Team), et en choisissant “Make a tab” dans les options du document.

Communication – Envoi de message

Utilisez le symbole @ dans un message pour envoyer une notification à un ou plusieurs membres de votre TEAM et le (les) inviter à afficher votre message. @General envoie une notification à toute la classe. Avec @membre, la notification sera reçue par ce membre. Avec @Canal, la notification sera reçue par les membres du canal. Avec @tag, la notification sera reçue par les membres de cette balise.

Communication – Annonce

Faire une annonce (Announcement) qui se démarque du reste des conversations et qui permet de partager une information personnalisée, impactante à l’aide d’une image d’arrière-plan.

Communication – Enregistrer les messages importants

Sauvegarder les messages importants dans une conversation de Teams pour y revenir plus facilement plus tard (question d’un étudiant, consigne d’une activité).

Communication – Epingler les messages importants

Epingler les messages que vous souhaitez garder visibles pour vos étudiants (exemple : date de l’évaluation, calendrier des heures de permanence en ligne, horaire des séances, etc.)

Communication – Private chat

Utiliser le “Private chat” pour communiquer avec un étudiant en privé (accompagnement d’un mémoire, convocation, consultation à la demande de l’étudiant…)

Ressources – Partage

Pour partager une ressource avec les étudiants, la télécharger dans le dossier “Class Materials” pour éviter qu’un étudiant ne la modifie ou ne l’élimine par erreur. C’est une copie de la ressource initiale.

Ressources – Modification

Si la ressource est en modification continue, partager le lien vers ce document. Ainsi, tout changement apporté sur le document initial sera consultable via le lien partagé aussi.

En session – Liste des participants

Télécharger la liste des participants à une session avant la fin de la session en cliquant sur … de l’option Participants et en sélectionnant “Download Attendee List”. (Vidéo tutoriel)

En session – Attribution des rôles

Attribuer le rôle de participants (Attendee) aux étudiants lors de la programmation de la session ou au moment de la session en cliquant sur … de l’option Participant, puis “Manage permissions”. Dans la page qui s’ouvre, opter pour “Only me” pour l’option “Who can present”. (Vidéo tutoriel)

En session – Intitulé

Lors de l’enregistrement de la session, nommer la session pour en faciliter la consultation par la suite (exemple Séance 1 du 14 janvier…)

En session – Désactivation des micros

Il est possible d’imposer la désactivation des micros des participants en cliquant sur … de l’option Participants et en sélectionnant “Don’t Allow attendees to unmute”.

En session – Planification des sessions sur “Calendar” d’Outlook

Il est possible de programmer les sessions sur Teams à l’avance à partir du “Calendar” d’Outlook (l’option Calendar n’est toujours pas accessible directement de Teams). (Vidéo Tutoriel)

Collaboration et co-édition – Hors classe

Faire travailler les étudiants en groupes hors classe en créant des canaux privés (travaux de groupe en asynchrone). (Vidéo tutoriel)

Inviter les étudiants à collaborer et à co-éditer un même document d’Office 365 (Word, Excel, PowerPoint …) en le créant directement dans votre Teams (Files –> New document)

Collaboration et co-édition – Suivi

Suivre la participation des étudiants sur un document collaboratif en consultant les versions du document en question. Pour cela, il faut ouvrir ce document dans Sharepoint et choisir l’option “Check Versions”.

Collaboration et co-édition – Durant la session

Faire travailler les étudiants en groupes lors des sessions en utilisant les “Breakout Rooms” dorénavant disponibles sur Teams. (Vidéo tutoriel)

Collaboration et co-édition – Whiteboard

Utiliser le Whiteboard pour réfléchir ensemble, collaborer et donner une rétroaction

Créer une interrogation immédiate et en temps réel (Poll) pour tester l’acquisition des notions par les étudiants (en synchrone en cours de session) en cliquant sur “Forms” dans la colonne “Chat” de la réunion.

Lancer un sondage (poll), en asynchrone, pour récolter des feedbacks ou évaluer la session, et cela à partir d’un nouveau message dans le canal propre à l’équipe.

Rétroaction – Devoir

Utiliser le feedback des barèmes/grilles d’évaluation et des devoirs pour fournir une rétroaction formative dans les devoirs de Teams.

Contrôler ce que les participants peuvent faire dans Teams en éditant les permissions dans “Members Permission“.

Activer l’outil “Insights” pour un meilleur suivi des activités des étudiants. Cet outil d’analyse peut être activé au niveau de tous les espaces TEAMS ou dans un espace TEAM spécifique.

Activer les fonctionnalités Whiteboard pour faciliter le dessin des formes géométriques

General – Display language

Choose the preferred display language (French, Arabic, English, Spanish, etc.)

General – Multiple Connections

Connect to your Teams space at the same time from different devices or different applications (Desktop app, from Web (Chrome browser, Safari, Edge), from, from the application on the mobile phone). For example, if there is a problem with one device, or to be able to follow chat messages on one device and screen sharing on another, or to answer messages and calls while you are on the move.)

Creation of a team (Teams) – Same group

Create a team (Team) from an existing team to keep the same structure (channels), the same members and or the same settings, but it is not possible to import the files (hence the interest to share resources in their own Moodle space).

Creation of a team (Teams) – Large group

In case of large group, send students (USJ mail) the team link or generate a code and share it with students for self-registration. Do not forget for the first option to validate the “Pending Requests“. You can use an alias to register students (USJ account) massively.

Presentation – Channels

Divide the content into channels for better navigation in space (a channel can correspond to a chapter, a course session, etc.)

Presentation – “Show/Hide”

Lighten the Team’s home page by hiding unused spaces: use the “Show/Hide” option.

Presentation – Title

Name the TEAM team as “CodeECTS-IntituléUE” to allow students to identify it more easily (same title as on the IS, on Moodle, etc.)

Presentation – Customization

Visually customize the UE by adding an image, etc.

Presentation – Link with Moodle

Link Teams space to EU Moodle space by customizing a tab of your team and adding the direct link to your Moodle space. To do this, simply add the Website application in a new tab of the channel, name it and add the URL link. (Video Tutorial)

Presentation – Resource Visibility

To make a resource (presentation, report..) more visible, make it available as a tab in your team (Team) by adding it to the team files (Team), and choosing “Make a tab” in the document options.

Communication – Sending a message

Use the @ symbol in a message to send a notification to one or several members of your TEAM and invite them to view your message. @General sends a notification to the whole class. With @member, the notification will be received by a specific member. With @Channel, the notification will be received by channel members. With @tag, the notification will be received by members of that tag.

Communication – Announce

Make an announcement (Announcement) that stands out from the rest of the conversations and allows you to share personalized, impactful information using a background image.

Communication – Record important messages

Save important messages in a Teams conversation to come back to them more easily later (student question, activity instruction).

Communication – Pin important messages

Pin the messages you want to keep visible for your students (example: date of the evaluation, calendar of hours of online permanence, schedule of sessions, etc. )

Communication – Private chat

Use the “Private chat” to communicate with a student in private (accompaniment in a dissertation, meetings, consultation at student’s request etc.)

Resources – Sharing

To share a resource with students, upload it to the “Class Materials” folder to prevent a student from modifying or deleting it by mistake. It is a copy of the original resource.

Resources – Editing

If the resource requires continuous modification, share the link to this document. Thus, any changes made to the initial document will be viewable via the shared link as well.

In session – List of participants

Download the list of session participants before the end of the session by clicking on … of the Participants option and selecting “Download Attendee List”. (Video tutorial)

In session – Role Assignment

Assign the role of participants (Attendee) to students when scheduling the session or at the time of the session by clicking on … from the Participant option, then “Manage permissions”. In the page that opens, opt for “Only me” for the “Who can present” option. (Tutorial video)

In session – Title

When recording the session, name the session to make it easier to consult later (example Session 1 of January 14, etc.)

In session – Disabling Microphones

It is possible to impose the deactivation of the microphones of the participants by clicking on … of the Participants option and selecting “Don’t Allow attendees to unmute”.

In session – Scheduling sessions on Outlook’s “Calendar”

It is possible to schedule sessions on Teams using advance from the “Calendar” of Outlook (the Calendar option is still not accessible directly from Teams). (Tutorial video)

Collaboration and co-edition – out of class

Have students work in groups outside of class by creating private channels (asynchronous group work). (Video Tutorial)

Invite students to collaborate and co-edit the same Office 365 document (Word, Excel, PowerPoint, etc.) by creating it directly in your Teams (Files –> New document)

Collaboration and co-edition – Follow up

Track student participation on a collaborative document by consulting the versions of the document in question. To do this, open this document in SharePoint and choose the “Check Versions” option.

Collaboration and co-edition – During the session

Make students work in groups during sessions using the “Breakout Rooms” now available on Teams. (Tutorial video)

Collaboration and co-edition – Whiteboard

Use the Whiteboard to brainstorm together, collaborate and give feedback

Create an immediate and real-time poll (Poll) to test students’ acquisition of concepts (synchronously during the session) by clicking on “Forms ” in the “Chat” column of the meeting.

Launch a poll, asynchronously, to collect feedback or rate the session, and this from a new message in the team’s own channel.

Feedback – Assignment

Utiliser the rubrics tool when creating an assignment to develop and distribute customizable, reusable rubrics that students can reference. Refer to them later for evaluating student work.

Control what participants can do in Teams by editing the permissions in “Members Permission“.

Activate the “Insights” tool for better monitoring of student activities. This analysis tool can be activated at the level of all TEAMS spaces or in a specific TEAM space.

Enable Whiteboard features to make it easier to draw geometric shapes